Secretariado Técnico de Compliance
Executamos, com método e regularidade, o trabalho administrativo de que a conformidade com a Lei n.º 5-A/2026 depende: registos preparados, dados actualizados dentro do prazo e evidências organizadas.
Porque é que a conformidade precisa de secretariado
Grande parte das obrigações do regime da representação legítima de interesses é de natureza declarativa e documental: manter informação correcta no registo, actualizá-la quando os factos mudam e conseguir demonstrar, a qualquer momento, o que foi feito e quando. Este trabalho não exige decisões jurídicas complexas — exige disciplina, calendário e arquivo. É exactamente isso que o secretariado técnico de compliance assegura, libertando as equipas internas para a actividade de representação propriamente dita.
O que fazemos
O serviço organiza-se em cinco linhas de trabalho permanentes:
- Preparação e manutenção de registos — organização da informação exigida para o registo e sua manutenção ao longo do tempo, em suporte controlado e auditável;
- Apoio à actualização de dados no RTRI — vigilância dos factos que determinam actualização e preparação atempada das alterações, tendo presente que a lei impõe a actualização dos dados no prazo de 30 dias a contar dos factos que a determinem (artigo 5.º, n.º 4);
- Organização do arquivo de evidências — estruturação e manutenção do arquivo que documenta contactos, comunicações e diligências de conformidade, de forma a sustentar qualquer demonstração posterior;
- Apoio ao registo das relações contratuais — para as entidades que se dedicam profissionalmente à representação de interesses de terceiros, apoio à manutenção do registo das respectivas relações contratuais, em cumprimento do dever previsto no artigo 7.º, n.º 2;
- Preparação de elementos para as divulgações das entidades públicas — compilação e formatação da informação necessária às divulgações que o regime impõe às entidades públicas, incluindo os elementos relativos às reuniões realizadas.
Como funciona
O secretariado trabalha sobre um calendário de obrigações construído à medida de cada organização: identifica os eventos que desencadeiam deveres — uma alteração societária, um novo cliente, uma reunião com uma entidade pública —, prepara a documentação correspondente e submete-a à validação do responsável designado pela organização antes de qualquer comunicação externa. Todo o trabalho fica registado, com data e autor, no arquivo de evidências.
O serviço pode ser contratado de forma autónoma ou como extensão natural dos serviços de Suporte ao Registo no RTRI e de Advisory e Monitorização Contínua, articulando-se ainda com o canal de Suporte | Help-Desk para o esclarecimento de dúvidas correntes.
Precisa de mãos para a conformidade do dia-a-dia?
Submeta o seu pedido pelo formulário, seleccionando o tipo «Secretariado», e apresentaremos um modelo de apoio ajustado à dimensão e à actividade da sua organização.